Ziel & Überblick

Im Portal laden abgebende Schulen Personendaten hoch, pflegen Statusangaben und können diese Daten sicher exportieren.

• Kontrollierte Übernahme von Schülerdaten mit Vorschau
• Statusverwaltung je Datensatz; Bewerbungen mit bis zu 3 Wünschen (BG1–BG3)
• Export als passwortgeschützte ZIP mit Excel-Datei

Schülerdaten übernehmen

Mit dem Datenimport übernehmen Sie mehrere Personendatensätze kontrolliert aus einer CSV-Datei. Die Vorschau trennt die Prüfung von der endgültigen Speicherung.

Datei vorbereiten

• Verwenden Sie eine CSV-Datei mit Semikolon als Trennzeichen und möglichst UTF-8 als Zeichencodierung.
• Laden Sie die im Portal bereitgestellte Beispieldatei herunter und lassen Sie deren vollständige Spaltenüberschrift unverändert.
• Eine Zeile entspricht einem Personendatensatz. Nachname, Vorname, Geburtsdatum und Geburtsort müssen vorhanden sein.
• Das Geburtsdatum wird im Format TT.MM.JJJJ angegeben, beispielsweise 07.06.2010.
• Eine erreichbare E-Mail-Adresse ist nicht in jedem Fall Pflicht, wird für eine sichere spätere Kontaktaufnahme aber empfohlen.

Felder und Auswahlwerte

Auswahlwerte werden nur gespeichert, wenn sie eindeutig zugeordnet werden können. Unbekannte oder mehrdeutige Angaben werden nicht geraten: Das Feld bleibt leer und erscheint als Hinweis in der Vorschau.

Import durchführen

1. Öffnen Sie Schülerdaten übernehmen und wählen Sie die vorbereitete CSV-Datei.
2. Klicken Sie auf Vorschau prüfen. Zu diesem Zeitpunkt werden noch keine Datensätze gespeichert.
3. Prüfen Sie erkannte Datensätze, zugeordnete Auswahlwerte und sämtliche Warnungen.
4. Korrigieren Sie die Ausgangsdatei, wenn Pflichtangaben fehlen oder Zuordnungen nicht stimmen, und erzeugen Sie anschließend eine neue Vorschau.
5. Markieren Sie ausschließlich die Datensätze, die übernommen werden sollen.
6. Bestätigen Sie die endgültige Übernahme.

Meldungen verstehen

• Erfolg: Der Datensatz kann übernommen werden beziehungsweise wurde gespeichert.
• Hinweis: Ein Wert wurde angepasst oder ein optionales Feld blieb leer. Prüfen Sie, ob dies fachlich richtig ist.
• Duplikat: Eine Person mit übereinstimmenden Identifikationsmerkmalen ist bereits vorhanden. Legen Sie nicht ungeprüft eine zweite Identität an.
• Fehler: Der Datensatz kann nicht gespeichert werden, etwa wegen fehlender Pflichtfelder, einer falschen Überschrift oder eines ungültigen Datums.

Daten & Status

Der Arbeitsbereich Portal-Daten verwalten listet die für Sie freigegebenen Datensätze. Je Datensatz können Sie den Gesamtstatus setzen.

Ein leicht gelb hinterlegtes Datenfeld mit einer Markierung am linken Rand wurde nach dem ursprünglichen Datenimport geändert. Wenn Sie den Mauszeiger auf das Feld bewegen, sehen Sie den Zeitpunkt der Änderung. Die Kennzeichnung macht deutlich, dass der aktuelle Wert vom ursprünglich hochgeladenen Wert abweichen kann.

Der Status wird im Verwaltungsprogramm der Berufsschulen gespiegelt und ist eine einfache Möglichkeit, dieser Schule Hinweise zu der Person zu hinterlassen.

Sie können den Status des aktuellen Datensatzes festlegen und damit signalisieren, ob die Person an der aktuellen Schule verbleibt („Verbleibt an der aktuellen Schule“) oder ob der Status ungeklärt ist („Unbekannt“). Außerdem kann der Status als "anderweitig versorgt" festgelegt werden. Falls keine weiteren Informationen vorliegen, belassen Sie den Status bei („Neuer Datensatz/unverändert“).

Bei Bewerbungen existieren bis zu drei Wünsche (BG1–BG3); je Wunsch gibt es einen Rangstatus.

Übersicht der Symbole:

Neuer Datensatz/unverändert:
Unbekannt:
Verbleibt an der aktuellen Schule:
anderweitig versorgt:

Datensuche, Tabs & Verknüpfungen

Im Bereich Portal-Daten verwalten grenzen Sie die Anzeige zunächst über Register und Suchfelder ein. Oberhalb der Tabelle finden Sie drei Tabs, einen zusätzlichen Filter sowie neue Aktionen zum Verknüpfen von Datensätzen.

Die 3 Tabs

• Meine Uploads: Zeigt Datensätze, die Sie hochgeladen haben. Zusätzlich werden Datensätze angezeigt, die bereits mit Ihren Uploads verknüpft sind (gleiche Personengruppe).
• Nicht identifiziert: Zeigt Datensätze aus dem Bewerbungsvorgang, die nicht automatisch einem vorhandenen Upload zugeordnet werden konnten Diese Datensätze können manuell mit eigenen Uploads verknüpft werden.
• Vermutliche Dubletten: Zeigt unverknüpfte Datensätze, bei denen ein Dubletten-Verdacht besteht. Ein Verdacht liegt vor, wenn entweder die E-Mail-Adresse identisch ist (falls vorhanden) oder Nachname und Geburtsdatum identisch sind. Es werden nur Gruppen angezeigt, bei denen mindestens zwei Datensätze zusammenpassen.

Zusätzlicher Filter

Mit dem Dropdown können Sie die Anzeige weiter einschränken:

• Alle – keine weitere Einschränkung
• Nur verknüpfte – zeigt nur Datensätze, die bereits Teil einer Personengruppe sind
• Nur unverknüpfte – zeigt nur Datensätze ohne bestehende Verknüpfung

Neue Aktionen: Verknüpfen & Verknüpfung lösen

Wählen Sie die gewünschten Datensätze über die Checkboxen aus und nutzen Sie dann:

• Verknüpfen – fasst die Auswahl zu einer Personengruppe zusammen (z. B. bei Mehrfachanmeldungen derselben Person).
• Verknüpfung lösen – entfernt ausgewählte Datensätze aus einer Personengruppe.

Neue Informationen in der Tabelle

Die Tabelle enthält zusätzliche Spalten und Markierungen, zum Beispiel die Herkunft des Datensatzes. Verknüpfte Datensätze werden optisch gruppiert; vermutliche Dubletten werden zusätzlich markiert.

Löschen von Datensätzen

Sie können Ihre hochgeladenen Datensätze löschen. Sollte auf der Basis vorhandener Daten bereits eine Bewerbung oder Anmeldung an einer berufsbildenden Schule erfolgt sein, werden die damit im Zusammenhang stehenden Daten nicht gelöscht. Dies muss durch die Schulen mit Zugriff auf diese Bewerbung/Anmeldung erfolgen. Prüfen Sie vor einem erneuten Upload, ob bereits ein passender Datensatz vorhanden ist, damit keine unnötige zweite Identität entsteht.

1. Markieren Sie die gewünschten Zeilen (Checkboxen).
2. Klicken Sie auf Löschen und bestätigen Sie die Sicherheitsabfrage.

Daten exportieren

Der Export stellt die von Ihnen ausgewählten Datensätze als Excel-Datei in einem passwortgeschützten ZIP-Archiv bereit. Der Export ist nur sichtbar, wenn Ihr Benutzerkonto die entsprechende Berechtigung besitzt.

Export durchführen

1. Grenzen Sie die Daten über Register, Suche und Filter ein.
2. Markieren Sie die gewünschten Zeilen über die Checkboxen.
3. Klicken Sie auf Ausgewählte als Excel exportieren.
4. Das Portal bereitet den Export vor, zeigt das für diesen Export erzeugte Passwort an und lädt das ZIP-Archiv herunter.
5. Notieren Sie das Passwort, bevor Sie die Seite schließen oder einen weiteren Export vorbereiten.
6. Entpacken Sie das ZIP-Archiv mit einem aktuellen Programm und öffnen Sie anschließend die enthaltene Excel-Datei.

Aufbau der Exportdatei

• Eine Bewerbung oder Anmeldung entspricht grundsätzlich einer Tabellenzeile. Eine Person kann daher in mehreren Zeilen erscheinen.
• Personenangaben umfassen insbesondere Name, Kontakt- und Geburtsdaten.
• Bewerbung am bezeichnet den Zeitpunkt des Vorgangs.
• BG1–BG3 enthalten die bis zu drei Wünsche mit Bildungsgang und zugehöriger Schule.
• Der Rangstatus beschreibt den aktuellen Stand des jeweiligen Wunsches.
• Hochgeladen von (Schule) zeigt, aus welchem berechtigten Schulzugang der ursprüngliche Datensatz stammt.

Ohne eine Berechtigung für die schulübergreifende Ansicht enthält der Export ausschließlich Datensätze, die für Ihr Benutzerkonto sichtbar sind. Die Exportfunktion erweitert die Zugriffsrechte nicht.

Häufige Fragen

• Das ZIP-Archiv lässt sich nicht öffnen: Prüfen Sie das angezeigte Passwort und verwenden Sie ein aktuelles Entpackprogramm.
• Eine Person erscheint mehrfach: Prüfen Sie, ob mehrere Bewerbungen oder Wünsche vorliegen. Mehrere Zeilen sind dann fachlich beabsichtigt.
• Ein erwarteter Datensatz fehlt: Prüfen Sie Register, Suchfilter, Auswahl und Ihre Zugriffsberechtigung.
• Datums- oder Zahlenformat in Excel: Einzelne Angaben werden bewusst als Text exportiert, damit führende Nullen und ursprüngliche Formate erhalten bleiben.

Identifikationscode und Vorgänge ausgeben

1. Markieren Sie in der Datenliste die gewünschten Datensätze (Checkboxen).
2. Klicken Sie auf Identifikationscode und Vorgänge ausgeben.
3. Geben Sie Ihr eigenes Passwort zur Bestätigung ein.

Es werden der persönliche Identifikationscode sowie die zugehörigen Bewerbungen und Anmeldungen angezeigt. Der Code ermöglicht die sichere schulübergreifende Zuordnung einer Person. Er ist kein allgemeines Benutzerpasswort.